Jeśli złożyłeś już wniosek do PBO lub dopiero planujesz wysłać swój projekt, warto zapoznać się z artykułem dot. opiniowania. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w toku procesu opiniowania. Znajdziesz w nich także cenne wskazówki dot. tego jak złożyć wniosek, który przejdzie do etapu głosowania.
Jak oszacować koszt projektu?
Szacunek powinien być oparty o dane zaczerpnięte z powszechnie dostępnych źródeł, np. z Internetu. Pomocnym może okazać się również przygotowane przez nas koszty przykładowych inwestycji oszacowane przez urzędników UMP:
Należy również pamiętać, że publicznie dostępne obiekty muszą być wykonane z materiałów posiadających certyfikaty bezpieczeństwa, a koszty całości będzie można dokładnie określić dopiero po rozstrzygnięciu przetargu.
Czy w przypadku zgłoszenia zadania dotyczącego budowy boiska lub remontu podwórka powinno się uwzględnić koszty związane z odwodnieniem terenu lub zagęszczeniem gruntu?
To zależy indywidualnie od projektu. W takich przypadkach najlepiej skonsultować szczegóły z pracownikami merytorycznymi UMP jeszcze na etapie pisania wniosku.
Czy w szacowaniu należy uwzględnić koszty projektu technicznego, tzn. czy trzeba wskazać takie punkty jak: opracowanie dokumentacji technicznej, koszty związane z pracą planistów, architektów itp?
Tak, jednak wystarczy zwrócić uwagę na taką pozycję przy wyszczególnianiu elementów składowych danego projektu. Warto pamiętać, że zwyczajowo dokumentacja stanowi ok. 20% wartości całego projektu.
Czy w trakcie oceny będą urealniane/korygowane koszty zaproponowane przez Wnioskodawców?
Tak, pracownicy wydziałów merytorycznych UMP sprawdzą szacunkowy koszt pod względem jego adekwatności do postulowanego zadania. I to właśnie koszt oszacowany przez urzędników trafi wraz z projektem na kartę do głosowania.
Dlaczego propozycje zgłaszane przez mieszkańców muszą być oceniane przez urzędników, a nie mieszkańców?
Urzędnicy weryfikują propozycje zadań pod kątem formalno-prawnym oraz finansowym. Sprawdzą czy zadanie jest możliwe do realizacji w ciągu jednego roku, czy jest zaplanowane na terenach należących do gminy, a jeśli nie, to czy zawarte umowy pozwalają na daną realizację. Projekt musi być zgodny z prawem, także wynikającą z prawa zasadą gospodarności, jak również nie przekraczać ram przyjętych strategii i programów przyjętych przez Miasto. Sprawdzane jest też czy podobne zadanie nie jest już realizowane lub przygotowywane do realizacji. Urzędnicy pracujący w merytorycznych wydziałach posiadają niezbędną na etapie oceny wiedzę i doświadczenie. Mieszkańcy będą oceniali każdy z projektów na etapie głosowania.
Czy ocena projektu polega na wykonaniu jego dokumentacji i dokładnym określeniu budżetu potrzebnego na jego realizację?
Nie. Weryfikacja kosztów jest szacunkowa, na podstawie doświadczenia danej jednostki w realizacji podobnych projektów. Dokumentacja projektowa może zostać wykonana dopiero z chwilą wybrania projektu do realizacji, ponieważ wiąże się to z wydatkowaniem konkretnych środków. Dopiero wykonanie dokumentacji pozwala doprecyzować koszty realizacji danego pomysłu.
Czy projekt zgłoszony do PBO musi być zrealizowany w ciągu jednego roku?
Tak, jednym z kryteriów sprawdzanych podczas oceny projektów będzie to czy projekt jest możliwy do realizacji w ciągu jednego roku.
Co to znaczy że projekt musi być ogólnodostępny?
Oznacza to, że realizacje projektów z PBO muszą być dostępne dla wszystkich mieszkańców Poznania. Wejście nie może być biletowane ani płatne. Zasada ta nie wyklucza jednak zamykania obiektu na noc ze względów bezpieczeństwa, ani zajmowania go przez pewien okres dnia, jak w przypadku projektów na terenach szkół i placówek oświatowych, które stają się dostępne po godzinach pracy placówki, w weekendy i dni wolne.
Co to znaczy że projekt musi uwzględniać zasady uniwersalnego projektowania?
Zgodnie z art. 5a ust 7, pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, jednym z wymogów formalnych, które musi spełniać projekt budżetu obywatelskiego jest to, żeby, o ile jest to możliwe, uwzględniał zasady uniwersalnego projektowania zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Należy przez to rozumieć projektowanie przestrzeni w taki sposób, by była ona możliwie najbardziej użyteczna i dostępna dla wszystkich mieszkańców, bez potrzeby jej adaptacji lub specjalistycznego projektowania. Strategia taka jest również zgodna z przyjętymi przez Prezydenta Poznańskimi Standardami Dostępności.
Czy urzędnicy oceniający projekty mogą odrzucić złożony wniosek?
Jeśli zostanie oceniony jako niemożliwy do realizacji lub sprzeczny z zasadami określonymi w uchwale w sprawie Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego to tak. Natomiast urzędnicy weryfikują jedynie możliwość wykonania projektów. O tym czy projekt trafi do realizacji decydują mieszkańcy w trakcie głosowania.
Czy koszt utrzymania obiektu/zadania, także należy uwzględnić we wniosku?
Tak. Należy pamiętać, że urzędnicy zakwestionują wniosek, dla którego koszty utrzymania będą stanowiły więcej niż 30% wartości całego przedsięwzięcia.
Czy rady osiedli mogą opiniować projekty PBO?
Tak, opinie Rady Osiedla względem projektu będą widoczne przy każdym wniosku. Nie są one wiążące i nie decydują czy projekt zostanie poddany pod głosowanie mieszkańców czy nie. Są ważną sugestią dla mieszkańców danego terenu przy oddawaniu głosów.
Czy na etapie składania projektu można konsultować szczegóły pomysłu z urzędnikami?
Oczywiście, że tak. Podczas całego etapu zgłaszania projektów można konsultować się z pracownikami merytorycznymi UMP i jednostek. Lista pracowników wraz z numerami telefonów i adresami e-mail jest dostępna w Serwisie PBO w zakładce Składanie projektów.
Czy kontakt z pracownikami Urzędu na etapie składania projektu jest obowiązkowy?
Nie. Ale jest wskazany, ponieważ daje możliwość dokładnego omówienia uwag, które pojawiły się na etapie oceny projektu.
Co w wypadku, kiedy Wnioskodawca na etapie opiniowania nie poprawi projektu?
Jeśli w toku oceny Urząd Miasta zaproponuje modyfikację, po której projekt będzie mógł być realizowany (np. urealni kwotę inwestycji), to projekt trafi pod głosowanie w zaproponowanym przez UMP kształcie, bez konieczności składania przez Wnioskodawcę poprawek. Jeśli jednak projekt będzie zawierał poważne błędy, uniemożliwiające jego realizację, które nie zostaną skorygowane przez Autora w wyznaczonym czasie, projekt nie zostanie poddany pod głosowanie.
Co z projektem inwestycyjnym, jeśli ocena dokonana przez Urząd będzie negatywna?
W przypadku odwołania od negatywnej opinii wydziału lub jednostki dla projektu inwestycyjnego, co do którego podstawą są koszty projektu przewyższające założone limity lub przesłanki niewynikające z zasad PBO21, zwołuje się spotkanie odwoławcze. W spotkaniu tym uczestniczy ekspert lub zespół ekspertów powoływany przez Gabinet Prezydenta, którego głos jest decydujący. W przypadku nieobecności Wnioskodawcy, ekspert lub zespół ekspertów jest uprawniony do podjęcia decyzji. W jego skład mogą wejść osoby z uprawnieniami do weryfikacji dokumentacji projektowej i kosztorysowania, niezwiązane umową pracy z Urzędem Miasta; kadra naukowa poznańskich uczelni wyższych.
Ostateczną decyzję negatywną potwierdza Prezydent Miasta Poznania lub jego Zastępca.
Co z projektem, jeśli kwota zaproponowana w kosztorysie okaże się niewłaściwa?
O ile projekt zmieści się w maksymalnej kwocie w danym progu i nie będzie w nim innych błędów uniemożliwiających realizację, to zostanie on skierowany pod głosowanie z poprawionym budżetem. W takim wypadku nie jest nawet wymagana pisemna zgoda ze strony Wnioskodawcy na zaproponowaną zmianę kwoty projektu. Obowiązkiem wydziału merytorycznego, oceniającego wniosek, jest poprawne oszacowanie budżetu.
Co w wypadku, gdy ocena projektu pokaże, że teren, na którym planowana była realizacja inwestycji, nie należy w całości do gminy?
Jeśli będzie to możliwe, Wnioskodawca będzie mógł poprawić projekt, jednak wyłącznie na etapie opiniowania. Najlepiej przed złożeniem projektu skontaktować się z pracownikami Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i doprecyzować możliwą lokalizację dla proponowanej inwestycji.
Czy w ramach PBO wnioskodawca ma możliwość odwołania się od negatywnej oceny projektu?
W przypadku procedury odwoławczej wydział wiodący lub jednostka merytoryczna organizuje spotkanie Wnioskodawcy z opiniującymi projekt urzędnikami, w celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości. Po spotkaniu decyzja odnośnie do projektu zostaje zmieniona lub podtrzymana. W tegorocznej edycji etap składania odwołań to 28 września – 9 października.
Do kiedy można zmienić albo wycofać projekt?
Treść projektu można edytować dowolną ilość razy do momentu ostatecznego złożenia projektu. Po wysłaniu wniosku zmian można dokonywać wyłącznie w konsultacji z wydziałem opiniującym projekt do momentu składania odwołań. Należy pamiętać, że na etapie odwołania nie są już możliwe zmiany w projekcie. Wnioskodawca może w dowolnym momencie wycofać zgłoszony projekt, nie później jednak niż 14 dni przed dniem głosowania.
Jak przebiega procedura opiniowania?
Aby zapoznać się ze wszystkimi kryteriami oceny wniosków zapoznaj się z zasadami PBO21: